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TEST Elektronische Signatur RSign 9/2019

Kategorie: Aktuelle Ausgabe

Recht(s)sichere Textform

Nach der Lösung für sicheren E-Mail-Versand – RMail – führt Frama jetzt eine elektronische Signaturlösung ein, die Dokumente ebenfalls verschlüsselt transportiert. RSign bietet nicht nur Sicherheit, sondern beschleunigt das Herumreichen von Unterlagen zur Unterschrift. Außerdem wird jeder Prozessschritt dokumentiert. Das hat FACTS sich genauer angesehen und Accounts eingerichtet. 

Je größer ein Unternehmen ist oder je mehr verantwortliche Mitarbeiter außerhalb unterwegs sind, desto schwieriger und langwieriger gestaltet es sich, Unterschriften einzuholen. Mit elektronischen Signaturen kann dieser Prozess enorm beschleunigt werden, da das Dokument schnell zum Unterzeichner gelangt und wieder zur nächsten Stelle, an der der folgende Prozessschritt angestoßen wird. Richtig lohnend wird es, wenn mehrere Unterschriften für ein Dokument benötigt werden: Das Ganze kann binnen Minuten erledigt sein, egal wo sich die Unterzeichner befinden. Genau das ist mit RSign möglich. Dokumente werden mit einer fortgeschrittenen Signatur versehen und auf sicherem Weg übertragen. Bei einem mit der fortgeschrittenen Signatur versehenen Dokument kann man den Unterzeichner identifizieren und überprüfen, ob die signierten Daten unverfälscht sind. RSign zeichnet darüber hinaus den gesamten Signaturprozess vom Aufsetzen des Schreibens bis zur Ablage des von allen Beteiligten unterzeichneten Dokuments manipulationssicher auf. Durch diese lückenlose Nachvollziehbarkeit entstehen beste Aussichten bei einer eventuellen Beweisführung, denn ein Richter hat keinen Anlass, die Echtheit eines solchen Dokuments anzuzweifeln. Anders also als bei der reinen Textform, die nicht einmal eine Unterschrift erfordert und per einfacher E-Mail erfolgen kann, ist man mit einem elektronisch signierten Dokument auf der sicheren Seite.

NUTZERAKZEPTANZ GEHT VOR

Die Erfahrung zeigt allerdings, dass sich Verschlüsselungs- und Signaturverfahren bisher nicht richtig durchsetzen konnten, weil Nutzer sie nicht verstehen und als zu umständlich empfinden. Für die notwendige Auseinandersetzung fehlt häufig das Risikobewusstsein, und wenn nicht, bleiben viele Unternehmen doch lieber bei der guten alten Post. Im Vordergrund des FACTS-Tests stand daher die Frage nach der Nutzerakzeptanz: Kommt jeder damit zurecht?

Zwei Accounts wurden in der Redaktion eingerichtet. In den Test einbinden ließen sich auch alle anderen Redakteure, denn unterschreiben kann jeder, ob er einen Account hat oder nicht: Er braucht nur eine E-Mail-Adresse und einen Browser. Da RSign cloudbasiert funktioniert, benötigen auch registrierte, zahlende Nutzer nicht mehr. RSign-Seite aufrufen, einloggen, los geht’s.
Über „senden“ startet man einen Ablauf. Zuerst wählt man eine Textvorlage oder lädt ein Dokument hoch. Dazu muss man den Unterzeichner mitsamt seiner E-Mail-Adresse benennen, oder auch mehrere. Bei mehreren steht auch „sequenzielles Unterschreiben“ zur Wahl, wenn die Reihenfolge wichtig ist, in der die Unterschriften abgearbeitet werden sollen. Man ergänzt eine Mitteilung an die Empfänger, damit sie wissen, was sie erwartet. Das ist eine E-Mail, die allerdings – basierend auf der RMail-Technik von Frama, die FACTS bereits vor zwei Jahren getestet hat – in verschlüsselter Form versendet wird. Es stehen noch verschiedene organisatorische Optionen zur Wahl wie das Datumsformat oder die Verschlüsselungsart, doch all dies lässt sich auch global vornehmen, sodass hier nur noch Handlungsbedarf besteht, wenn beispielsweise statt der mitteleuropäischen eine andere Zeitzone angesetzt werden soll. Auch gibt es die Möglichkeit, eine Frist zu setzen und eine Frequenz einzugeben, in der nachgefasst wird – automatisch per E-Mail an den Unterzeichner. Das ist ein weiterer Beitrag zum erfolgreichen Prozessabschluss.

Beim Klick auf „Weiter“ wird als Nächstes das angehängte Dokument als PDF angezeigt. Hier muss jetzt per Drag and Drop ein Unterschriftenfeld eingefügt werden. Dieses lässt sich verschieben, bis es an der richtigen Stelle sitzt. Dann ist alles fertig und der Vertrag kann zur Unterschrift versandt werden. Die vielen weiteren Optionen zur Vertragsgestaltung sind weiter unten aufgeführt.

Der Versender erhält eine Kopie und wird über den weiteren Verlauf informiert. Der Unterzeichner wiederum bekommt eine E-Mail mit dem PDF-Anhang sowie eine weitere mit einem Passwort. Hier kam es im Test mehrfach zu einem kleinen Verständnisproblem: Der Empfänger betrachtet die erste Mail, klickt auf den Anhang und wird aufgefordert, das Passwort einzugeben. Hat er die zweite Mail noch nicht beachtet, fühlt er sich ratlos. Das Unverständnis wird zwar mit Blick auf die zweite Mail direkt aufgelöst, doch fanden die Redakteure es sinnvoll, in den E-Mail-Text einen Hinweis wie „Das Passwort folgt in einer separaten Mail“ einzufügen. Die Unterschrift fügt der Unterzeichner über die Tastatur, mit der Maus oder am Tablet mit dem Finger ein. Diese sichtbare Signatur ist bei einer elektronischen Signatur reines Beiwerk, denn tatsächlich ist sie wirklich elektronisch – siehe Kasten.

LÜCKENLOS DOKUMENTIERT

Eine weitere kleine Irritation wird nach der Unterzeichnung ausgelöst durch die Aufforderung, sich zu registrieren. „Muss ich das machen, damit der Prozess abgeschlossen wird? Ist das mit Kosten verbunden?“, fragten sich die nicht registrierten Test-Unterzeichner. Es besteht jedoch keinerlei Handlungsbedarf.

Bei der sequenziellen Unterschrift macht sich das Dokument nun automatisch auf den Weg zum nächsten Kandidaten. Ansonsten erhält der Versender es zurück. Der gesamte Prozess ist lückenlos dokumentiert und kann im Portal abgerufen werden, auch sortiert nach Status, sodass man sich beispielsweise alle offenen Verträge anzeigen lassen kann. Bei allem bleibt die Technik stets im Hintergrund: Kein Testredakteur empfand den Umgang mit der Signatur komplizierter als irgendeine seiner Apps auf dem Smartphone.


UNGEZÄHLTE MÖGLICHKEITEN


Das RSign-Portal stellt ein breites Spektrum zur Verwaltung der laufenden Prozesse und der signierten Dokumente bereit, zudem viele Möglichkeiten, ein Dokument für die
Signatur aufzubereiten: Außer dem Feld für die Unterschrift können weitere Freifelder per Drag and Drop in das Dokument eingefügt werden. Nur wer sie ausfüllen darf beziehungsweise soll, bekommt sie angezeigt. So kann ein Empfänger das Dokument mit Anmerkungen versehen; dafür lässt sich ein Feld mit einer festgelegten maximalen Zeichenzahl einfügen, weitere Elemente sind für Namen, Titel, Initialen, Firma, E-Mail-Adresse sowie der Person, die als Nächstes unterzeichnen soll, vorgesehen. Es gibt Checkboxen und Drop-down-Menüs. Außerdem kann ein Dokument mit Datums- und Zeitstempel versehen werden. Ein Datumsfeld füllt sich mit der Unterzeichnung selbst aus.

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ALLES IM BLICK: Alle Abläufe kann man sich anzeigen lassen, zum Beispiel gefiltert nach offenen Vorgängen und sortiert nach Datum.


Diese Optionen eröffnen eine Menge Möglichkeiten. FACTS kann auf diese Weise etwa eine Vertragsvorlage für eine Abonnementbestellung aufsetzen, die immer gleich ist. Statt ein individuelles Dokument hochzuladen, wird einfach diese Vorlage ausgewählt, die der Neukunde über die Tastatur ausfüllt, unterschreibt und auf demselben sicheren Weg zurückschickt.

Wohl jedes Unternehmen und jede Organisation hat solche Vorgänge, die stark standardisiert sind und sich als Formular verschicken lassen. Man denke nur an Antragsformulare bei Behörden oder einen Anamnesebogen für das Krankenhaus, die jedermann zu Hause ganz in Ruhe und mit Zugriff auf erforderliche Informationen ausfüllen kann. Durch die elektronische Signatur und die sichere Übertragung sind die persönlichen Daten sicher vor Manipulation und Fremdzugriff.

Anja Knies/Jonah Jeschonneck

  

FAZIT

RSign wird seinen Aufgaben nutzerfreundlich gerecht: Es erklärt sich eigentlich von selbst, wie man elektronisch unterzeichnet. Im Test warfen weder das Aufsetzen noch das Unterschreiben besondere Fragen auf, alle Redakteure kamen sofort damit zurecht. Kleinen Irritationen des Unterzeichners, wie dem separat erhaltenen Passwort, lässt sich gezielt vorbeugen. Man behält stets den Überblick über alle offenen und abgeschlossenen Vorgänge und hat über jedes Dokument einen Echtheitsnachweis parat. Auch das Versprechen, der Signaturprozess werde beschleunigt, hält Frama mit RSign ein. FACTS empfiehlt RSign für alle Vorgänge, die mit einer einfachen oder fortgeschrittenen elektronischen Signatur abgedeckt werden.

 

Produkt: RSign
Beschreibung: Lösung für die elektronische Signatur
Anbieter: Frama
Preis: ab 4,10 Euro/pro Monat exkl. MwSt. (abhängig vom Vertragstyp)

Kontakt: www.frama.de

 

 

 

Beurteilung

FACTS SehrGut 0919

Benutzerfreundlichkeit: 6/6
Funktionsumfang: 6/6
Anwendungsmöglichkeit: 5,5/6
Preis/Leistung: 6/6

Gesamtergebnis: sehr gut

 

 

 

INFO:

Elektronische Signatur

Drei Grundarten der elektronischen Signatur gibt es: einfach, fortgeschritten und qualifiziert. Die einfache reicht für formlose Vereinbarungen aus, also überall da, wo man ebenso gut „Okay“ sagen oder seinen Kürzel daruntersetzen könnte. Die fortgeschrittene Signatur muss schon sicher sein: Eine Manipulation muss erkennbar sein, der Unterzeichner muss als Person identifizierbar sein und belegen können, dass es sich um seine Unterschrift handelt. Sie genügt jeder Art von Textform. Die Schriftform hingegen fordert eine qualifizierte elektronische Signatur und ist einer händischen Unterschrift gleichgestellt und somit generell einsetzbar, während die fortgeschrittene die Gleichstellung der individuellen Beweiswürdigung eines Richters unterliegt – wobei Zweifel sehr gering sein dürften. Die qualifizierte Signatur ist zertifikatsbasiert; der Unterzeichner muss also bei einem Zertifizierungsdienste-anbieter registriert sein. RSign von Frama versieht Dokumente mit einer fortgeschrittenen Signatur.

 


 Fotos: Silke Cremer, shutterstock

 
 
 

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